Wie öffentliche Bildungseinrichtungen per Messenger ihre Beratung effizient und innovativ umsetzen
In Deutschland gibt es insgesamt über 400 Hochschulen, rund 20.000 Studiengänge und etwa 3 Millionen Studenten. Öffentliche Bildungseinrichtungen geraten bei der Besetzung der Studienplätze aufgrund steigender Anfragen unter Druck. Wir zeigen dir, wie du mit professioneller Messenger-Kommunikation deinen Beratungsservice innovativ und effizient gestalten kannst.
Im Beitrag erfährst du:
- Warum solltest du Messenger für deinen Beratungsservice einführen?
- Use Cases, wie du effektiv Messenger für die Beratung einsetzen kannst
- Wie setzt du eine datenschutzkonforme und innovative Beratung per Messenger um?
Warum solltest du Messenger für deinen Beratungsservice einführen?
98% deiner Zielgruppe nutzt Messenger!
In der Altersgruppe der heute 14- bis 29-Jährigen nutzen „nahezu alle Messenger“ . 80% der Jugendlichen und Studierenden nutzen Messenger mehrmals täglich . Sie sind für deine Zielgruppe also in der Regel der bevorzugte Kommunikationskanal.
Entscheidend sind Aufmerksamkeit und Multimedialität
Auf Messengern wird schnell und multimedial kommuniziert. Dokumente, Videos, Fotos, Sprachnachrichten etc. können in Echtzeit versendet werden. WhatsApp ist außerdem die App mit der größten Aufmerksamkeit durch die Nutzer , weil die Benachrichtigungen im Sperrbildschirm erscheinen.
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So setzt du effektiv Messenger für den Beratungsservice ein
Wie können öffentliche Bildungseinrichtungen wie Hochschulen uvm. Messenger in der Beratung einsetzen? Die folgenden fünf Use Cases vermitteln dir einen Eindruck.
1. Welches Studium passt zu mir?
Studienberatung beginnt schon vor dem Studium. Zum Beispiel, wenn sich Studieninteressierte über geeignete Studiengänge informieren. Bei der Suche kann ein Chatbot helfen, der die Interessen und Qualifikationen des jeweiligen Kandidaten mit den in einer Datenbank hinterlegten Studiengängen abgleicht. Auf dieser Basis schlägt er dem Kandidaten anschließend einen passenden Studiengang vor. Die Vorqualifizierung kann auch direkt durch dich oder deine Kollegen erfolgen. Dafür stellst du dem Bewerber, der sich für einen Studiengang an deiner Hochschule interessiert, im Chat die entscheidenden Fragen – etwa nach seinem höchsten Bildungsabschluss, seinen Fremdsprachenkenntnissen, seiner Motivation usw. Die effizienteste Variante zur Vorqualifizierung eines Studienbewerbers ist die hybride Variante. Ein Chatbot übernimmt die wichtigsten Fragen. Diese sind für jeden Kandidaten gleich. Passt ein Kandidat auf das Anforderungsprofil deines Studiengangs, übergibt der Chatbot direkt an einen passenden Studienberater, der persönlich mit dem Bewerber die weiteren Schritte bespricht und ihn unterstützt. Die hybride Variante ist effektiv und entlastet dich bei deiner Beratungstätigkeit.
Beispiel aus der Praxis: Wie die Bundesagentur für Arbeit jungen Bewerbern bei Suche nach einer Ausbildung hilft
Die Bundesagentur für Arbeit berät junge Menschen, die auf der Suche nach einer Ausbildung sind, mit Hilfe des WhatsMe-Bots . Dieser schlägt dem Bewerber nach drei Fragen zu dessen Chartaktereigenschaften einen passenden Berufstyp vor. Die Fragen stellt der Messenger-Bot in einem zur Zielgruppe passenden Sprachstil. Die Dialoge enthalten neben Emojis auch GIFs.
2. Erfülle ich als ausländischer Student die Voraussetzungen für ein Studium?
Bei der Beratung ausländischer Studierender stehen für dich zwei Aspekte im Mittelpunkt, nämlich erstens die Prüfung der Zulassungsberechtigung und zweitens der schnelle Austausch von Dokumenten zwischen dir und dem Studierenden. In beiden Fällen kann Messenger-Kommunikation den Prozess beschleunigen. Zeugnisse können dir im Chat per Foto zugesendet werden, du kannst sie sofort auf die Zulassungsberechtigung prüfen. Brauchst du weitere Unterlagen vom Bewerber, so kann dir dieser die entsprechenden Dokumente verzögerungsfrei per WhatsApp & Co. zukommen lassen. Schließlich besteht auch die Möglichkeit, Videos zu versenden (z.B. Motivation des Bewerbers) oder Audio-Nachrichten empfangen.
Beispiel aus der Praxis: Wie die Technische Hochschule Wildau ihre Studienberatung mehrsprachig umsetzt
Im Rahmen ihrer Studienberatung setzt die Technische Hochschule Wildau auf einen Chatbot. Dieser kann eingehende Fragen in gleich mehreren Sprachen beantworten. Werden komplexere Anfragen gestellt, übernimmt ein Mitarbeiter der Hochschule den weiteren Dialog.
3. Wie erfahre ich, wann ich mich für die Prüfungen anmelden muss?
Es gibt Daten und Termine, die sollten Studierende oder andere Teilnehmer an Hochschulen nicht vergessen. Dazu gehören zum Beispiel Fristen für Prüfungsanmeldungen oder die Überweisung von Studiengebühren und des Semesterbeitrags. In solchen Fällen kannst du die Studierenden am schnellsten per WhatsApp-Notifications erreichen. Derzeit bietet WhatsApp 10 verschiedene Notifications-Typen für ausgewählte Anwendungsfälle an. Sie reichen von Notifications zur Termin-Erinnerung bis zu Rechnungs- / Finanz-Updates. Dem Erhalt solcher Push-Notifications müssen deine Studierende aber zuvor ausdrücklich zugestimmt haben.
Generell eignen sich für Bildungseinrichtungen wie Hochschulen u.a. folgende WhatsApp-Notifications :
- Termin-Erinnerung – Informiere deine Studenten über wichtige Termine
- Bezahl-Aufforderung – Weise deine Studenten daraufhin, dass sie ihre Studiengebühren rechtzeitig bezahlen müssen
- Alert-Update – Teile Informationen mit deinen Studierenden, die eine hohe Dringlichkeit besitzen und sofort weitergegeben werden müssen
- Rechnungs- oder Finanz-Update – Informiere die Studenten, dass sie ihre Studiengebühren noch nicht bezahlt haben
Bei Ausfällen von Vorlesungen oder Veranstaltungshinweisen ist denkbar, dass Studenten den jeweiligen Status aktiv erfragen. Der Vorteil für die Studenten ist, dass sie nur die Informationen erhalten, die für ihren Studiengang wirklich relevant sind. Dieses On-Demand-Angebot setzt allerdings voraus, dass die Studenten aktiv nachfragen.
4. Wie bekomme ich die Informationen, die nur für mein Studium relevant sind?
Im Rahmen deiner Beratung stellst du immer wieder fest, dass deine Studenten selbst darüber entscheiden wollen, welche Informationen sie erhalten wollen. Du könntest einen On-Demand-Service per Messenger anbieten. Damit würden deine Studierende nur die Informationen von deinem Studienservice erhalten, die sie auch wirklich wollen, weil sie diese aktiv anfordern. Wie könnte ein solches Szenario aussehen?
Die Initiative geht vom Studierenden aus, der sich per Messenger an deinen Studienservice wendet. Der automatisierte Dialog startet, in dem er „Hallo“ eingibt. Es erscheint ein Hauptmenü mit einer Themenauswahl (Evaluation, Prüfungsordnung, Mensaplan usw.). Jedes Thema ist mit einem Hashtag gekennzeichnet. Da er sich für das Thema Evaluation interessiert, gibt er #Evaluation ein und erhält alle Informationen zum Thema sowie den Hinweis auf den Evaluierungsbogen. Wenn der Studierende diesen starten möchte, muss er diesen aktiv per Hashtag – #Evaluierungsbogen starten. Ein Chatbot übernimmt und stellt die Fragen. Ist die Evaluierung abgeschlossen, wird der Nutzer gefragt, ob er wieder zum Hauptmenü zurückkehren möchte, direkt mit einem Kollegen aus dem Studienservice verbunden werden oder den Service beenden will.
5. Wo kann ich mich über erste Jobs nach dem Studium informieren?
Mit zunehmender Studiendauer wissen deine Studenten, in welchem Bereich sie nach ihrem Studium arbeiten wollen. Hochschulen und andere Bildungseinrichtungen bieten Stellenbörsen an, in die Unternehmen ihre Angebote einstellen. Möglicherweise hilft dein Studienservice mit seinen Beratungsleistungen außerdem bei der Bewerbung und den ersten Karriereschritten.
Die Stellenbörse kannst du den Studierenden per Chatbot auf WhatsApp & Co. zur Verfügung stellen. Nach einer Abfrage der wichtigsten Qualifikationen (Hochschule, Abschluss, Fremdsprachen etc.) bietet der Chatbot deinen Studenten passende Jobs an. Beim Schreiben von Bewerbungen und anderen Karrierefragen kann ebenfalls ein Bot helfen, der deinen Studenten alle relevanten Informationen zur Verfügung stellt. Bei komplexeren Fragen kann er die Studenten auch mit dir oder einem deiner Kollegen im Studienservice verbinden.
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Datenschutzkonforme und innovative Beratung per Messenger
Alle Use Cases kannst du mit unserer Software-Lösung umsetzen, die sofort einsetzbar und browserbasiert ist. Sie ermöglicht dir, deinen Beratungsservice datenschutzkonform und skalierbar anzubieten. Der Unified-Messenger-Ansatz garantiert dir und deinen ausländischen Studierenden, einerseits über die weltweit beliebtesten Messenger erreichbar zu sein und andererseits Anfragen von den verschiedenen Messengern zentral über die Messenger Communication Platform zu bearbeiten. Zudem kannst du mit Hilfe unseres Messenger Information Assistant das Engagement deiner Studenten fördern, indem diese nur die Informationen erhalten, die sie aktiv anfordern.
Unser Chatbot Builder ermöglicht es dir, schnell und ohne Programmierkenntnisse Chatbots umzusetzen, die dich in deinem Beratungsservice effektiv unterstützen. Was die Vorqualifizierung von Studenten betrifft, so können diese im Rahmen eures Beratungsservices Profile mit individuellen Nutzermerkmalen wie beispielsweise der Matrikelnummer anlegen, die es dem Chatbot ermöglichen, die geeigneten Bewerber automatisch an den passenden Studienberater weiterzuleiten. Das Multi-Agent- und Rechtemanagement erlaubt dir, dass verschiedene Mitarbeiter in deinem Studienservice das Tool gleichzeitig nutzen können.
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